Waspada Kesalahan saat Memilih Ruang Meeting
Cukup banyak perusahaan yang karena berbagai alasan, memilih untuk menyewa meeting room hotel Jakarta saat akan mengadakan pertemuan penting dengan rekan bisnisnya. Misalnya saja seperti ruang meeting di kantor terlalu kecil, lokasi kantor yang kurang strategis sehingga menyulitkan rekan bisnisnya menuju ke sana, dan berbagai alasan lainnya.
Apapun alasan menggunakan jasa penyewaan ruang meeting, tetapi Anda sebagai pelaksana kegiatan meeting tentunya harus memastikan bahwa ruang meeting yang dipilih bisa memenuhi semua kebutuhan. Caranya yaitu dengan menghindari berbagai kesalahan saat memilih ruang meeting berikut ini:
Belum Mengetahui Jumlah Pasti Peserta Meeting
Satu hotel biasanya memiliki banyak pilihan ruang meeting untuk disewakan. Selain untuk mencegah adanya dua pihak yang ingin menyewa secara bersamaan, pilihan ruang meeting tersebut juga disediakan karena kapasitasnya yang berbeda.
Supaya Anda bisa menyediakan ruang meeting yang efektif untuk kegiatan Anda, maka ada baiknya mengetahui jumlah pasti tamu yang hadir terlebih dahulu. Meskipun pada saat hari acara mungkin terjadi pergeseran, misalnya ada peserta yang batal datang, tetapi setidaknya perbandingan jumlah peserta dengan kapasitas ruang meeting tidak terlalu mencolok.
Mengabaikan Review Pelanggan Lain
Sama seperti ketika Anda melakukan transaksi belanja online, Anda pasti akan membaca review konsumen lain, kan? Begitu pula dengan saat Anda memilih ruang meeting yang akan disewa. Anda harus aktif mencari review dari pelanggan lainnya untuk kemudian Anda jadikan bahan pertimbangan.
Tidak Memerhatikan Fasilitas
Setiap gedung hotel pasti memiliki fasilitas standar, seperti lahan parkir, lift atau pun eskalator, tangga darurat, internet, monitor, dan lain sebagainya. Anda harus memastikan bahwa semua fasilitas yang ditawarkan oleh gedung hotel dapat berfungsi maksimal. Tidak hanya itu, meskipun berbagai fasilitas di atas termasuk fasilitas umum, tetapi mungkin saja ada hotel yang ternyata tidak memilikinya. Ada hotel yang menjadikan meeting room sebagai functional room yang bersebelahan dengan ballroom, sebagai bagian dari wedding package di hotel tersebut, sehingga tak jarang kenyamanan menjadi sedikit terganggu jika ada acara pernikahan di sana. Untuk itu, perhatikan detail ini baik-baik agar proses meeting bisa berlangsung kondusif nantinya.
Tidak Melakukan Survei Langsung
Membaca review memang penting, tetapi melakukan survei langsung ke lokasi jauh lebih penting. Ada baiknya jika Anda menyempatkan diri datang langsung untuk menilai sendiri berbagai keunggulan hotel yang disampaikan oleh pihak marketing sebelumnya pada Anda. Dengan begitu, Anda bisa merasa yakin bahwa semua kebutuhan Anda dan peserta selama meeting dapat terpenuhi.
Itulah berbagai kesalahan yang sebaiknya diwaspadai saat memilih ruang meeting untuk disewa. Meskipun terlihat sepele, tetapi akan memengaruhi efektivitas aktivitas meeting Anda dan juga penilaian pihak luar terhadap perusahaan Anda. Jadi, jangan diabaikan ya.
