Sukseskan Rencana Pindahan Kantor dengan Langkah Berikut
Office relocations atau pindahan kantor pada dasarnya serupa dengan rencana pindahan rumah. Sebab, urutan prosesnya akan berupa pencarian lokasi baru, pengepakan barang-barang (baik yang akan dibawa ataupun dibuang), pengangkutan barang, kemudian penataan kembali barang di lokasi terbaru. Hanya saja, pindahan kantor akan melibatkan banyak sekali orang, departemen, dan perabotan. Untuk itulah, program yang matang harus dibuat untuk sukseskan rencana pindahan kantor.
Photo by Ketut Subiyanto: https://www.pexels.com/photo/crop-man-taping-carrying-box-with-scotch-4246120/
Jika perusahaan Anda akan melakukan pindahan kantor, berikut adalah langkah-langkah susunan rencana agar pindahan kantor lancar tanpa hambatan:
- Tentukan penanggung jawab
Langkah pertama untuk sukseskan rencana pindahan kantor dimulai dengan menentukan person in charge (PIC) atau penanggung jawab aktivitas pindahan itu sendiri. Sebab, orang inilah yang akan menjadi coordinator pemindahan di kantor. Penanggung jawab ini bisa Anda sendiri atau karyawan kepercayaan Anda.
Yang terpenting, PIC ini harus memiliki kemampuan menyusun dan mengorganisasi yang bagus, mempunyai wewenang untuk mewakili perusahaan, serta mampu membuat keputusan dalam keadaan cepat.
- Bentuk tim pindahan
Usai menentukan penanggung jawab utama, Anda mesti membentuk tim pindahan yang akan membantu kinerja si penanggung jawab itu. Maka, pilih dan tentukanlah 2–5 orang (atau lebih, tergantung jumlah karyawan seluruh kantor Anda) yang akan menjadi perpanjangan tangan PIC selama proses relokasi kantor berlangsung.
- Ingat atau tentukan tanggal-tanggal penting terkait pindahan
Kesuksesan pindahan kantor juga bergantung pada ketepatan semua pihak untuk mengikuti urutan rencana yang telah disusun. Untuk itu, Anda dan/atau penanggung jawab pindahan perlu mengingat atau menentukan tanggal-tanggal penting terkait pindaahan; mulai dari tanggal habis sewa lokasi lama, tanggal pindahan, penandatanganan sewa baru, awal dan akhir pembangunan gedung kantor baru, sampai tanggal akhir proses pindahan.
- Anggarkan biaya pindahan
Langkah berikutnya untuk sukseskan rencana pindahan ialah membuat anggaran biaya pindahan. Tentunya, hal ini perlu Anda serta penanggung jawab pindahan diskusikan bersama tim finansial perusahaan demi proses pindahan yang lancar dan tidak kekurangan dana. Tak lupa juga untuk meninjau anggaran ini secara berkala selama proses pemindahan berlangsung.
- Kembangkan rencana pindahan
Yang terakhir, buatlah pengembangan rencana pindahan kantor Anda dengan detail. Bersama penanggung jawab dan tim kecilnya, Anda bisa menyusun apa-apa saja alat atau benda yang harus dipersiapkan, apa tugas yang harus dilakukan, siapa yang bertanggung jawab, serta kapan tenggat waktunya.
Itulah dia beberapa langkah untuk sukseskan rencana pindahan kantor. Semoga tips di atas dapat membantu kelancaran relokasi kantor Anda, ya.
