Apa yang Dimaksud dengan Arsip?
Salah satu sumber data dan informasi sebuah perusahaan adalah arsip. Bagi sebuah perusahaan, memiliki arsip sangat penting karena dapat membantu menyimpan data penting, selain menyimpannya di perangkat lunak. Atas alasan inilah tidak heran jika kini banyak perusahaan yang menggunakan jasa penyimpanan arsip maupun jasa pemusnahan arsip agar arsipnya tetap aman.
Photo by Maarten van den Heuvel on Unsplash
Lantas, apa yang dimaksud dengan arsip?
Pengertian Arsip
Melansir dari laman kompas.com, arsip merupakan bukti atau rekaman dari aktivitas dan transaksi yang dilakukan, mulai dari pembayaran sampai pengambilan keputusan. Pengelolaan arsip biasanya bisa dilakukan secara manual maupun menggunakan komputer supaya bisa menjadi informasi yang bisa digunakan untuk mengambil keputusan.
Dan ketika usia atau kegunaan arsip telah habis, berkas atau dokumen-dokumen tersebut akan dimusnahkan menggunakan alat penghancur dokumen. Jika Anda bertanya kenapa harus menghancurkan arsip atau dokumen tersebut, jawaban utamanya tentu saja menjaga kerahasiaan data dan informasi di dalamnya.
Fungsi Arsip
Terdapat beberapa peranan arsip yang dapat membantu memudahkan perusahaan, di antaranya:
- Sebagai bahan dasar untuk pengambilan keputusan;
- Sebagai data atau alat pembuktian (bukti otentik);
- Sebagai sumber informasi dan sumber dokumentasi;
- Sebagai alat ukur aktivitas suatu organisasi.
Kegunaan Arsip
Menurut The Liang Gie (2009:117) yang disitat dari laman ejournal.unesa.ac.id, disimpannya suatu arsip dikarenakan memiliki beberapa nilai kegunaan, di antaranya:
- A: Administrasi Value (nilai administrasi)
- L: Legal Value (nilai hukum)
- F: Fiscal Value (nilai Keuangan)
- R: Research Value (nilai penelitian)
- E: Education Value (nilai pendidikan)
- D: Documentary Value (nilai dokumentasi)
Jenis Arsip
Berikut adalah beberapa jenis arsip yang sering kali digunakan, seperti:
- Arsip dengan bentuk lembaran contohnya faktur, kuitansi, surat;
- Arsip tidak berbentuk lembaran contohnya dvd, cd, flash disk, disket;
- Financial record, catatan yang berkaitan dengan keuangan seperti cek, giro, kuitansi;
- Inventory record, catatan yang berhubungan dengan investaris seperti harga, ukuran, merek, jumlah barang;
- Arsip tidak penting karena hanya memiliki kegunaan untuk informasi seperti brosur, undangan;
- Arsip rahasia yang hanya boleh diketahui oleh orang atau kelompok tertentu seperti hasil penilaian dari karyawan.
- dan masih banyak jenis yang lainnya.
Itu dia pengertian singkat arsip, fungsi, kegunaan, dan jenisnya. Semoga informasi di atas bermanfaat, ya!
